接待をすることになったら、日程調整から詳細の通知まで関係者に案内メールを送ることがあります。
本記事では接待の準備がスムーズに運ぶよう、案内メールに使える例文を4つのパターンでご紹介。
接待に関連した案内メールの書き方ポイントもまとめていますので、案内メールの作成にご活用ください。
接待の案内メールを書くときのポイント
接待関連の案内メールを書くときは基本的なポイントに沿ってまとめていくと効率よく作成できます。
- ●メールの「件名」は簡潔にしながら目立たせる
- ●本文の冒頭は相手に合わせた「宛名」を明記する
- ●ビジネスメールにふさわしい案内文でまとめる
- ●会食の「詳細」は箇条書きでわかりやすく示す
- ●アクセスしやすいよう「地図」を添付しておく
- ●日程調整の場合は先方の「都合」を優先させる
- ●メールの最後には必ず「署名」を貼付する
それぞれのポイントを見ていきましょう。
メールの「件名」は簡潔にしながら目立たせる
案内メールに早く気づいてもらえるよう、件名は簡潔かつ目立つものにします。たとえば【】（隅付き括弧）で目に留まりやすくしたり、メールの趣旨が一目で伝わったりするようにしましょう。
本文の冒頭は相手に合わせた「宛名」を明記する
メール本文の冒頭には宛名を明記します。送信先が「社外」「社内」とで表記の仕方が違いますので注意しましょう。また、社外の関係者や上司などへの一斉送信は避け、個別で送信するのがマナーです。
| 送信先 | 宛名 |
| 社外 | 例：○○株式会社 営業部 部長 山田太郎 様 └会社名→部署名→役職名→氏名→敬称（様） |
| 社内 | 例：○○部長、○○課長、○○さん |
ビジネスメールにふさわしい案内文でまとめる
接待の案内メールはビジネススタイルでまとめるのが鉄則。送信先によって挨拶文などの表記も変えるようにしましょう。
| 送信先 | 挨拶文 |
| 社外 | 例：いつも大変お世話になっております、平素より大変お世話になっております |
| 社内 | 例：お疲れ様です |
会食の「詳細」は箇条書きでわかりやすく示す
どこで相手と合流するかに関わらず、会食日時のほかにも場所やアクセスなど詳細を伝えましょう。挨拶文とは分けて別記で箇条書きにすると見やすくなります。
- ・日時
- ・会場
- ・所在地
- ・電話番号
- ・アクセス
- ・連絡先（担当者）
アクセスしやすいよう「地図」を添付しておく
お店までのアクセスと一緒に地図を添付しておくと、相手が直接向かう場合に便利です。本人だけでなくタクシーに乗車した場合は運転手にも確認してもらえます。もし、どこか近くで待ち合わせをする場合でも、地図があると合流がスムーズです。
日程調整の場合は先方の「都合」を優先させる
先に日程調整からしていく場合は接待先の都合を優先しながら進めましょう。送信日から一定期間を空けた先の予定を確認したり、いくつか候補日を挙げた上で選択してもらったりすると丁寧です。
- 例：来週○月○日（○）以降で、ご都合のよい日はございますか。
- 例：下記の日時の中で、ご都合のよい日程を教えていただけますか。
メールの最後には必ず「署名」を貼付する
ビジネスメールのテンプレートとして最後に署名を貼付します。特に社外関係者など初めてメールを送る相手に対しては「名刺」のような意味もありますので必要項目を忘れずに記載しましょう。
- ・会社名
- ・所属部署/課
- ・役職
- ・担当者名
- ・会社の所在地
- ・会社の電話番号
- ・会社のFAX番号
- ・メールアドレス（会社/自分）
- ・WebサイトなどのURL
接待の案内メールに使える例文パターン4つ
ここからは、接待の案内メールに使える例文を4つのパターンで紹介します。
- 会食の日程について先方に都合を確認する場合
- 会食の日程を先方に候補から選んでもらう場合
- 会食の日程調整後に先方に詳細を案内する場合
- 詳細が決まっている会食を先方に案内する場合
日程調整から詳細通知までのポイントもまとめていますので、ぜひ、メールの作成にご活用ください。
会食の日程について先方に都合を確認する場合
会食の予定があることを伝えた上で先方に都合を確認する例文です。日程は先方から返事をもらってから決定しましょう。
件名：【会食日程についてのご相談】○○（会社名）○○（名前） 株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○様 平素より大変お世話になっております。 このたび、弊社代表の○○より申し付かり、会食の場を設けたく、ご連絡させていただきました。 ○○様におかれましては、来週○月○日（○）以降で、ご都合のよい日はございますでしょうか。 お手数をおかけし大変恐縮でございますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。 尚、ご予定はこちらのメールにそのままご返信くださいますようお願いいたします。 ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ |
| ポイント |
| ・件名は【】で趣旨を目立たせ、会社名、送信者名を明記する。 ・代行者は「○○より申し付かり」として案内の主を明示する。 ・候補日はメールの送信日から一定期間空けた上で教えてもらう。 ・先方に負担をかけないようメールの返信先や返信方法を伝える。 ・丁寧な挨拶文で締めくくり、最後に署名を貼付しておく。 |
上司など「社内向け」に送るときは？
宛名：○○部長、○○課長、○○さん
挨拶：お疲れ様です。○○部 ○○です。
会食の日程を先方に候補から選んでもらう場合
あらかじめ会食の日程をしぼっておいて候補日から先方に選んでもらう場合の例文です。先に接待する側の都合をつけた状態にしてから都合を確認しましょう。
件名：【弊社〇〇との会食日程についてご相談】○○（会社名）○○（名前） 株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○様 平素より大変お世話になっております。 このたび、弊社代表の○○より申し付かり、会食の場を設けたく、ご連絡させていただきました。 つきましては、大変恐れ入りますが下記の日時の中で、ご都合のよい日程を教えていただきたく存じます。 ■ご会食の候補日時 ご多用のところ誠に恐縮ではございますが、○月○日（○）までにご回答いただけますと幸いです。 お手数をおかけいたしますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。 尚、ご予定はこちらのメールにそのままご返信くださいますようお願いいたします。 ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ |
| ポイント |
| ・件名は【】で趣旨を目立たせ、会社名、送信者名を明記する。 ・代行者は「○○より申し付かり」として案内の主を明示する。 ・候補日を挙げるほか、都合がつかない場合は調整可能である旨を添える。 ・先方に負担をかけないようメールの返信先や返信方法を伝える。 ・丁寧な挨拶文で締めくくり、最後に署名を貼付しておく。 |
上司など「社内向け」に送るときは？
宛名：○○部長、○○課長、○○さん
挨拶：お疲れ様です。○○部 ○○です。
会食の日程調整後に先方に詳細を案内する場合
先方との日程調整後に会食の詳細を案内する場合の例文です。あらかじめ先方に都合のいい日を確認しておき内容を伝えましょう。
件名：【ご会食のご案内】○○（会社名）○○（名前） 株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○様 平素より大変お世話になっております。 さて、過日よりご内諾頂戴しておりますご会食の件でございますが、詳細が決定いたしましたので、下記にてご案内いたします。 ご会食についてのご質問・ご連絡などございましたら、私○○までご遠慮なくご連絡くださいませ。 ご多用のところ誠に恐縮ではございますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。 ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ 日時：令和○年○月○日（○）／午後○時○分～ ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ |
| ポイント |
| ・件名は【】で趣旨を目立たせ、会社名、送信者名を明記する。 ・日程調整後は「過日よりご内諾頂戴しております」などの経緯を添える。 ・先方が問い合わせをしやすいよう連絡先を明記する。 ・当日の詳細を箇条書きでまとめ、会場の地図も添付しておく。 ・丁寧な挨拶文で締めくくり、最後に署名を貼付しておく。 |
上司など「社内向け」に送るときは？
宛名：○○部長、○○課長、○○さん
挨拶：お疲れ様です。○○部 ○○です。
詳細が決まっている会食を先方に案内する場合
すでに詳細が決まっている食事会などに案内する場合の例文です。先方の出席を心待ちにしている旨を述べて丁寧に案内しましょう。
件名：【お食事会のご案内】○○（会社名）○○（名前） 株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○様 平素より大変お世話になっております。 お陰様で、弊社においては上半期における業績も堅調を維持しております。 つきましては、お取引先の皆様をお招きし、御礼とともに親睦を深めるための食事会を開催いたしたく存じます。 ご多用のこととは存じますが、○○様のご出席を心よりお待ち申し上げております。 お食事会についてのご質問・ご連絡などございましたら、私○○までご遠慮なくご連絡くださいませ。 ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ 日時：令和○年○月○日（○）／午後○時○分～ ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊ |
| ポイント |
| ・件名は【】で趣旨を目立たせ、会社名、送信者名を明記する。 ・会社の近況、会食の目的、日頃の感謝などを挨拶文で伝える。 ・当日の詳細を箇条書きでまとめ、会場の地図も添付しておく。 ・先方が問い合わせをしやすいよう連絡先を明記する。 ・先方にへの出席のお願い、先方の出席を心待ちにしている旨を記載する。 ・丁寧な挨拶文で締めくくり、最後に署名を貼付しておく。 |
上司など「社内向け」に送るときは？
宛名：○○部長、○○課長、○○さん
挨拶：お疲れ様です。○○部 ○○です。
内容：目的、詳細、連絡先
※表現をやわらかくする。
まとめ
接待をすることになり関係者に案内メールを送るときはポイントに沿って作成しましょう。
- ●メールの「件名」は簡潔にしながら目立たせる
- ●本文の冒頭は相手に合わせた「宛名」を明記する
- ●ビジネスメールにふさわしい案内文でまとめる
- ●会食の「詳細」は箇条書きでわかりやすく示す
- ●アクセスしやすいよう「地図」を添付しておく
- ●日程調整の場合は先方の「都合」を優先させる
- ●メールの最後は必ず「署名」で締めくくる
「社内」「社外」と送信先を分けて表記を変え、目的に応じた適切なメールをまとめるのも大切なポイント。
本記事で紹介した4つのパターンの例文も参考にしながら、接待の準備に必要な案内メールを作成してください。
尚、接待後の「お礼メール」についても例文やポイントをまとめた記事がありますので、よければ合わせてご覧ください。